会議とは??

会して、議して、決する事。
会って、議論して、決定する事。

データによると、日本の会社の業務で打ちあわせや会議に占める割合は15.4%。実に1人あたり、1日1.4時間も費やされていると言う事です。

会議が多ければ多いほど、会社としての生産性は悪くなると言う事です。

一番大切な事は、会議は必要と言う事です。
会議の質に問題がある場合があるかも。と言う事です。

質が悪い会議とは??

①会議のやり方がなってない

・会議の目的を示していない
・時間を管理する人がいない(よって時間内に終わらない)
・進行役がいない
・一部の人しか意見を言わない
・話が脱線する
・今、何の話をしているのかが不明
・結論が分からない
・「でっこの後どうすればいいの??」

みたいな感じだと思います。
ここの解決策は、タイムマネジメントだと思います。
しっかりと役割を決めて、進行する必要があると思います。

②会議前の準備が不十分

・そもそも「意思疎通」「コミュケーション」の手段として会議は妥当か??
・会議が目的化していないか??
・目的の設定(そもそも何をする為の会議か??)
・出席者の選定と役割分担
・事前の情報提供(当日会議がスムーズにまわるように)

みたいな感じだと思います。
ここの解決策は、会議の運用前、事前準備の段階でどれだけ各々がその会議に関して
考えをまとめてきたのか??が重要だと思います。

業務設計や管理能力が低い上司、報告のさせ方、進歩管理が、なっていない人は、
常に部下が近くにいないと不安になると思います。

「とりあえず打ちあわせしよう」
「何かあったら聞けるように、近くに座らせよう」となります。

このようにして無駄な会議、突発的な打ちあわせが増えるのだと思います。

質の良い会議をする為には??

解決策は2つあると思います。

①会議そのものの数を減らす→無駄な会議を減らす。
②会議の価値と効果を上げる→会議の無駄を減らす。

①に関してはリーダーが、何のためにやるのか??
ここを明確にする必要あります。会議前と会議開始時に必ず伝える必要があります。
どんな”アウトプット”を期待しているのかを、明確に事前に告知する。

目的を事前に確認する・・・これが本当に重要です。
なぜなら「それメールで終わります」「それ電話で終わります」の発見が出来ます。
冷静に会議を開催する必要がるのか?を見当する事が可能です。
これが、まずは、①の無駄な会議を減らすにつながると思います。

②に関しては、参加者全員で会議の目的を共有する事だと思います。
「一方的な通達の場なのか?」「アイディアを出す為の場なのか?」
まぁだいたいこの2通りの会議があると思います。
それ以上に小さく分けると5つに分けれると思います。

□意思決定
□報告
□連絡
□情報共有
□アイデア出し

ここまでで会議の種類と、成果物を確定させましょう。何が目的か??です。
ここまで来たら、やっとアジェンダの作成です。

アジェンダとは要は、プロセスを可視化しましょう。会議の地図みたいな物です。
「ただ人を集めました」にならないように、最善の注意する事が重要です。

ここまで来てやっと、出席者が選定出来ると言う流れです。
ここをせずに、先に出席者決めると、「えっ何の為に私出席してるんだっけ??」
と意見を言わない参加者が増える事になります。

特に「えっ何の為に私出席してるんだっけ??」は厄介です。
覚めた雰囲気で、場をシラケさせる事もあります。

またそのスタッフは、会議が終わると、参加していないスタッフに「無駄な時間だった」
「意味がない」「全員無能だ」
と愚痴ります。これが、会社全体のモチベーションを下げる原因にもなると知らずに。

「誰から、どんな意見をもらいたいのか??」

「誰にどんな議論をして欲しいのか??」

「誰に何を判断してもらいたいのか??」

ここまで考えると、分かりやすと思います。
ここまで書いて思ったのですが、まだ会議始まってないですね。笑
大変な作業だと思いましたね。
簡単に会議が出来ると思っているのは錯覚だと思いました。

会議開催

ここはもうお分かりだと思いますが、事前準備が全てです。
会議開催してしまったらもう、あとはそんなに複雑に考えなくて良いと思います。

①始めに今回の目的と成果物を再認識

②役割の確認

③タイムスケジュールを管理する

④議事録を取る

以上だと思います。
発言者が意識する事は「わかりやすい発言」を意識する事だと思います。
簡単に言うと議事録に残しやすい発言です。

A:この案件進めて宜しいでしょうか?
B:凄く良い企画だけど予算的に難しいかもね・・・うーん・・・

これだと、議事録には何と書いて良いのか、分からないと思います。
明確にYES。NO。を全員で決める必要があります。

会議の締めくくり

会議は閉め方も重要だと思います。

①この会議で何を、決定したのか?
②保留にした案件は何か?次の宿題は何か?
③次回予告

この3本があるのかどうかで、会議の質は大きく変わると思います。
会議において重要なのは、事前準備と最後の締めです。

最後に言いますが、会議で全員が共有して持つべきスキルは
「マナーと気配り」だと思います。
全員で難局を乗り切ろうと本気で思う事です。
自分の役割、ポジションを考え、徹底して考え抜く事です。

また発言者が、発表している時は私語を慎み、真剣に耳を傾ける事が重要です。
誰でも人前で発言する事は緊張します。
覚めた雰囲気を出すスタッフは、悪だとさえ思います。

または自分が全てを悟っているかのように振る舞う人。
自分を天才と思っている人。そう私の嫌いな”ナルシスト”です。

会議こそ、一致団結して攻略する、会社としての一番大切な業務だと思います。
会議が出来ないチーム、組織は厳しいと言う事ですね。

もし会議をする事が、目的になっていない会議があれば、一刻も早く無くしてください。
そして、大切な会議の質を上げる工夫を全員で考えて欲しいと思います。

これだけTV電話、メール、電話が発展しても、
”やはり面と向かって話す”と言うコミュニケーションの手段は有効です。
特に一対一の面談をおすすめします。

スタッフと面と向かって話すスキルが、今後も重要です。

最後に極論です。

”多数決”これ程”無責任”なシステムは無いと思いますよ。
責任の転換はオススメしません。場合によっては、
10人中2人しか賛成しない事も進める事が重要です。
これがリーダーシップだと思います。

10人中10人賛成するようなことは、対して意味もない施策だと思います。