時間管理の攻略

忙しい人とは、一緒に働かない。

日々働く中で自分を管理する、自分のスケジュールを管理する事は必須だと思います。
何を意識して、管理すると良いのか考案します。優先順位を付けて、自分が優位に立つ必要があると思っています。
私は忙しい人が嫌いです。忙しそうな人はもっと嫌いです。仕事に追われているのか??追っているのか??の違いが大きいと思います。

今日何をやるか?今何をやるべきか?
ここに関しては、得意な人が多いと思います。
私が一番大切だと思う事は、今日やらない事を決める事だと思います。

まずは、個人の時間管理を攻略する事がとても大切です。
個人の時間管理を攻略出来ない人が、チームなどの時間を管理しようとすると、失敗します。
失敗と言うよりも、苦労します。全員が苦労する事になります。

そこでまずは、自分の時間管理を攻略する事をオススメします。
PDCAをやる前に、まずは時間管理を攻略する必用があると思ってます。
時間管理を攻略しなくて、いきなりPDCAをやりたい!!と言われても無理です。

それ以上悪いのは、自分の時間管理も出来なくて、
チームには、PDCAを強要する人もいます。そもそも私は、PDCAがそんな大した仕組みでは無いと思っています。

あまり難しく考えない事も「時間管理攻略」の基本だと思います。
結局何がやるべき事で、何がやらなくて良い事なのか??だけだと思っています。
更には、個人の発展無くして、チームの発展は無いと思います。

私は接客中は極力、パソコンは触りません。
電話が鳴っても出ない事が多いです。
これは私が、やらないと決めているからです。ただお客様をお出迎えするよりも重要な事は、あまり無いと思ってます。

キーワードは
①緊急度
②重要度
だと思います。

時間管理基本マトリックス

大枠のマトリックスはこんな感じだそうです。有名なマトリックスですが、基本なので添付します。
大きく分けてA~Cの仕事があります。

A:緊急で重要な仕事
B:緊急ではないが、重要な仕事
C:緊急だけど重要ではない仕事
D:緊急でも重要でもない仕事

です。

時間管理詳細マトリックス

更に細かく記載している画像を添付します。

第1領域:やらないと大きな損失が生じる事(トラブルや危機に関する仕事)
第2領域:会社の将来へ向けて、備えとなること(勉強・健康・計画)
第3領域:無意味なのにやらなければいけない事(電話・接待・雑事)
第4領域:楽しいだけで後にも何にも残らないもの(ネットサーフィン・雑談)

だと思います。
自分とチームに当てはめて記載する事をオススメします。
更に細かく記載している画像を添付致します。

これぐらの表が自分にも、チームにもまずは必要だと思います。

とにかく第二領域を意識する。

第2領域に個人の時間も、チームの時間も作る事が大切です。
極論を言えば、8割を第2領域で良いと思っています。

私が小売り現場にて、パソコン、電話応対を避ける理由はココです。
第2領域に集中する為に、その他の領域をしないと決めています。
この単純で、極論的な考えが時間管理の基本だと思います。

毎朝の日課

私は、前日の就寝前にメールのチエックだけやります。返信はしません。
明日何からやるのか??何をやらないのか??を前日の夜に頭の中で組み立てます。
予行練習をします。

前日にメールのチエックだけする習慣は本当にオススメです。是非、下記記事を読んでみてください。

朝、今日何をやろう??と考える人は多いと思います。
毎朝、メールを開けば100件近いメール、上司から電話での宿題。止まりません。
私は朝、今日ならない事を率先して決めるようにしてます。

その為、私の上司からすれば遅いと思われる事もあると思います。
やらないと、勝手に決めているからです。
もちろん第二領域の仕事が舞い込んできた時は、すぐに行動します。

第二領域の仕事は評価に結び付きにくいデメリットもあります。
数字での評価主義の会社では、評価を落す事にも繋がるので注意が必要です。

第二領域の仕事は降って来ません。

良く「忙しい・・・」が口癖の人の大半は第1・3領域がメインです。
人からの「指示命令仕事」が大半だという事です。
その為、相手都合の納期があります。そしてやる意味を良く理解していない。
これが、忙しいの正体だと思います。簡単に言えば、人のペースで仕事をしているだけの話です。

時間管理マトリックス(まとめ)

個人の生産性を悪くするのは第1領域です。
チームの生産性を悪くするのは第3領域だと思います。

第一領域に関しては、捌くイメージで良いと思います。
第一領域は無視する事が出来ません。
しかし、ここだけやっていると、企業が大きくなる事は無いと思いまうす。

だいたい仕事が楽しい・・・と言う人は第2領域を意識している人が多いです。
逆に仕事が楽しくない・・・と言う人は第1領域・第3領域をしている人が多いです。

第2領域の仕事は降ってくる事はありません。
上司も与えづらい仕事です。
その為自分が会社・チームの目標、ビジョンを理解していないと、
何をして良いのかさえ不明だと思います。

その為、各リーダーは、会社・チームの目標・ビジョンを共有する事が必須だと思います。
一番危険なのは第4領域です。
ここは逃げ場だと思ってください。
自分が第4領域に入っていると思ったら、逃げていると同じです。
自分で脱げる事を辞めないと、第4領域依存性があるとさえ思っています。

重要だけど、緊急ではない仕事

ここを見つけましょう!!
自分が毎日第2領域にどれだけ時間を避けれているのか??
ここを意識する事が大変重要だと思います。

私の好きな人も、ここを意識している人が多いです。
第2領域にウェイトがある人は、傍から見たら、
仕事をやっていないと、思われる事もあるかと思います。

サラリーマン出世の三大原則は「カン」と「存在感」と「影響力」

それは”カン”の問題です。
”カン”が良い人は理解出来ます。
”カン”が悪い人は理解出来ないと思います。

以前書いた入社式の中で「カン」に関して触れています。

まとめ

会社・チームにとって重要な事をしましょう。

今後更に会社を大きくする為には、第2領域に人員を割く必要があります。
徹底して、第2領域を意識しましょう。

自分に投資出来るのは、金と時間でです。自分に有意義な時間と金を使いましょう。
時間の投資とは、経験を積むに直結します。仕事だけでは、得れない経験もあると思います。
色々な事にチャレンジして、スキルアップしましょう。めっちゃ楽しい人生送りましょう。

仕事・プライベート一体型を推奨します。隙間時間を見つけて有効に活用しましょう。
ONもOFFも必要ありません。24時間×365時間自分の為になると思う事に時間を割いてください。