時間管理の攻略

日々働く中で自分を管理する、自分のスケジュールを管理する事は必須だと思います。
何を意識して、管理すると良いのか考案します。

今日何をやるか?今何をやるべきか?
ここに関しては、得意な人が多いと思います。
私が一番大切だと思う事は、今日やらない事を決める事だと思います。

まずは、個人を攻略する事が必須です。
個人を攻略する前に、チームを牽引するポジションに着くと失敗します。
失敗と言うよりも、苦労すると思います。

まずは自分の時間を管理する事をオススメします。
PDCAをやる前に、必ず攻略する必用があると思ってます。
時間管理を攻略しなくていきなり、PDCAをやりたい!!と言われても無理です。

それ以上悪いのは、自分の時間管理も出来なくて、
チームには、PDCAを強要する人もいます。
個人の発展無くして、チームの発展は無いと思います。

私は接客中は極力、パソコンは触りません。
電話が鳴っても出ない事が多いです。
これは私が、やらないと決めているからです。

もちろん緊急な電話、メールには対応しようと思います。
ただお客様をお出迎えするよりも重要な事は、あまり無いと思ってます。

キーワードは
①緊急度
②重要度
だと思います。

大枠のマトリックスはこんな感じです。
大きく分けてA~Cの仕事があります。

A:緊急で重要な仕事
B:緊急ではないが、重要な仕事
C:緊急だけど重要ではない仕事
D:緊急でも重要でもない仕事

です。

更に細かく記載している画像を添付します。

第1領域:やらないと大きな損失が生じる事(トラブルや危機に関する仕事)
第2領域:会社の将来へ向けて、備えとなること(勉強・健康・計画)
第3領域:無意味なのにやらなければいけない事(電話・接待・雑事)
第4領域:楽しいだけで後にも何にも残らないもの(ネットサーフィン・雑談)

だと思います。
自分とチームに当てはめて記載する事をオススメします。
更に細かく記載している画像を添付致します。

これぐらの表が自分にも、チームにもまずは必要だと思います。

そして一番大切な事は、第2領域に個人も、チームも集中する時間を作る事です。

極論を言えば、8割を第2領域で良いと思っています。
私が小売り現場にて、パソコン、電話応対を避ける理由はココです。
第2領域に集中する為に、その他領域をしないと決めています。
これが一番、時間管理にて重要だと思います。

朝、今日何をやろう??と考える人は多いと思います。
私は逆です。
メールを開けば、100件近いメール、上司から電話での宿題。

止まりません。
私は朝、今日ならない事を率先して決めるようにしてます。

その為、私の上司からすれば遅いと思われる事もあると思います。
やらないと勝手に決めているからです。
もちろん第二領域の仕事が舞い込んできた時は、すぐに行動します。

第二領域の仕事は降って来ません。

良く忙しいが口癖の人の大半は第1・3領域がメインです。
人からの指示仕事が大半だという事です。
その為、納期があります。その納期がある、そしてやる意味を良く理解していない。
これが、忙しいの正体だと思います。

個人の生産性を悪くするのは第1領域です。
チームの生産性を悪くするのは第3領域だと思います。

第一領域に関しては、捌くイメージで良いと思います。
第一領域は無視する事が出来ません。
しかし、ここだけやっていると、企業が大きくなる事は無いと思いまうす。

だいたい仕事が楽しい・・・と言う人は第2領域を意識している人が多いです。
逆に仕事が楽しくない・・・と言う人は第1領域・第3領域をしている人が多いです。

第2領域の仕事は降ってくる事はありません。
上司も与えづらい仕事です。
その為自分が会社・チームの目標、ビジョンを理解していないと、
何をして良いのかさえ不明だと思います。

その為、各リーダーは、会社・チームの目標・ビジョンを共有する事が必須だと思います。
一番危険なのは第4領域です。
ここは逃げ場だと思ってください。
自分が第4領域に入っていると思ったら、逃げていると同じです。
自分で脱げる事を辞めないと、第4領域依存性があるとさえ思っています。

重要だけど、緊急ではない仕事

ここを見つけましょう!!
自分が毎日第2領域にどれだけ時間を避けれているのか??
ここを意識する事が大変重要だと思います。

私の好きな人も、ここを意識している人が多いです。
第2領域にウェイトがある人は、傍から見たら、
仕事をやっていないと、思われる事もあるかと思います。

それは”カン”の問題です。
”カン”が良い人は理解出来ます。
”カン”が悪い人は理解出来ないと思います。

以前書いた入社式の中で「カン」に関して触れています。

働くとは 「入社式」

会社・チームにとって重要な事をしましょう。

今後更に会社を大きくする為には、第2領域に人員を割く必要があります。
徹底して、第2領域を意識しましょう。