会議の質がそのまま働き方の質に繋がる

会議とは??

会して、議して、決する事。
会って、議論して、決定する事。

1日平均1.4時間、会議に時間を使っている日本人

データによると、日本の会社の業務で打ち合わせ・会議に占める割合は15.4%。
実に1人あたり、1日1.4時間も費やしている計算です。
会議が多ければ多いほど、会社としての生産性は悪くなると言う事です。

一番間違っていけない事は、会議自体を無くす事は危険です。日本で働く上で会議は必要です。
会議の「質」を意識する事が重要です。
会議自体を楽しく制する事が出来れば、労働時間の8時間の内、1.4時間は楽しく働く事が出来ます。

日本人は「協調性」を大切にする人種です。
日本人が働く上で、会議を行う事は必然だと思っています。
一人でアイデアを出すよりも、複数人でアイデアを出した方が良いと思います。
また会議の中に一人でも批判をしてくれる人がいる事で、内容が更にブラシュアップされると思っています。

決して無断な会議ばかりではありませんが、無駄な会議が横行している事も事実だと思います。
一人一人が会議の「質」を意識する事で日本全体の生産性の向上も出来ると思っています。
今日は、一人でも多くの人の主催する会議・参加する会議。その両方の意識が変わる事を願って書きます。

質が悪い会議とは??

では??そもそも質の悪い会議とはどんなモノなのか考えてみました。
無駄な会議を一つでも減らし、内容ある質の良い会議を行う為にも、まずは悪い会議を把握しましょう。
私は質の悪い会議は、2つに当てはめられると思います。

  1. 会議のやり方がなってない
  2. 会議の準備が不十分

主にこの2つだと思っています。
要は、事前準備の質が悪い事と、会議自体の質が悪いのどちらかに分かられると思っています。

①会議のやり方がなってない

・会議の目的を示していない
・時間を管理する人がいない(よって時間内に終わらない)
・進行役がいない
・一部の人しか意見を言わない
・話が脱線する
・今、何の話をしているのかが不明
・結論が分からない
・「でっこの後どうすればいいの??」

みたいな感じだと思います。どの項目もあるあるだと思います。
ここの解決策は、タイムマネジメントだと思います。
しっかりと役割を決めて、進行する必要があると思います。
会議が始まる時間も重要ですが、終了時間も大切です。みんなで時間を意識して、無駄な時間を無くしましょう。

一番大切な事はタイムキーパーを立てる事です。
案外日本の会議では、タイムキーパーが存在していません。
そのため、一つの議題で時間が無くなり、本来話すべき重要な事を後回しにする。
または、話が脱線し続けて、結果なんの話合いだったか分からなくなる。

こんな質の悪い会議を無くす為にも、必ずタイムキーパー(司会)を立てる事をおすすめします。

②会議前の準備が不十分

・そもそも「意思疎通」「コミュケーション」の手段として会議は妥当か??
・会議が目的化していないか??
・目的の設定(そもそも何をする為の会議か??)
・出席者の選定と役割分担
・事前の情報提供(当日会議がスムーズにまわるように)

みたいな感じだと思います。
ここの解決策は、会議の運用前、事前準備の段階でどれだけ各々がその会議に関して
考えをまとめてきたのか??が重要だと思います。

業務設計や管理能力が低い上司、報告のさせ方、進歩管理が、なっていない人は、
常に部下が近くにいないと不安になると思います。

「とりあえず打ちあわせしよう」
「何かあったら聞けるように、近くに座らせよう」となります。

このようにして無駄な会議、突発的な打ちあわせが増えるのだと思います。
とにかく集合は、主催者側の自己満足の場合が多いです。
本来は前もって、会議に出席する人に議題を提示して事前に考えさせておく事が大切です。

質の良い会議をする為には??

解決策も同じく2つあると思います。

①会議そのものの数を減らす→無駄な会議を減らす。
②会議の価値と効果を上げる→会議の無駄を減らす。

①に関してはリーダーが、何のためにやるのか??

ここを明確にする必要あります。会議前と会議開始時に必ず伝える必要があります。
どんな”アウトプット”を期待しているのかを、明確に事前に告知する。

目的を事前に確認する・・・これが本当に重要です。
なぜなら「それメールで終わります」「それ電話で終わります」の発見が出来ます。
冷静に会議を開催する必要がるのか?を見当する事が可能です。
これが、まずは、①の無駄な会議を減らすにつながると思います。

②に関しては、参加者全員で会議の目的を共有する事だと思います。

「一方的な通達の場なのか?」「アイディアを出す為の場なのか?」
まぁだいたいこの2通りの会議があると思います。
それ以上に小さく分けると5つに分けれると思います。

  • 意思決定
  • 報告
  • 連絡
  • 情報共有
  • アイデア出し

ここまでで会議の種類と、成果物を確定させましょう。何が目的か??です。
ここまで来たら、やっとアジェンダの作成です。

アジェンダとは要は、プロセスを可視化しましょう。会議の地図みたいな物です。
「ただ人を集めました」にならないように、最善の注意する事が重要です。

ここまで来てやっと、出席者が選定出来ると言う流れです。
ここをせずに、先に出席者決めると、「えっ何の為に私出席してるんだっけ??」
と意見を言わない参加者が増える事になります。

特に「えっ何の為に私出席してるんだっけ??」は厄介です。
覚めた雰囲気で、場をシラケさせる事もあります。

またそのスタッフは、会議が終わると、参加していないスタッフに「無駄な時間だった」
「意味がない」「全員無能だ」
と愚痴ります。これが、会社全体のモチベーションを下げる原因にもなると知らずに。

「誰から、どんな意見をもらいたいのか??」

「誰にどんな議論をして欲しいのか??」

「誰に何を判断してもらいたいのか??」

ここまで考えると、分かりやすと思います。
ここまで書いて思ったのですが、まだ会議始まってないですね。笑
大変な作業だと思いましたね。
簡単に会議が出来ると思っているのは錯覚だと思いました。

会議開催

ここはもうお分かりだと思いますが、事前準備が全てです。
会議開催してしまったらもう、あとはそんなに複雑に考えなくて良いと思います。

  1. 始めに今回の目的と成果物を再認識
  2. 役割の確認
  3. タイムスケジュールを管理する
  4. 議事録を取る

以上だと思います。
発言者が意識する事は「わかりやすい発言」を意識する事だと思います。
簡単に言うと議事録に残しやすい発言です。

A:この案件進めて宜しいでしょうか?
B:凄く良い企画だけど予算的に難しいかもね・・・うーん・・・

これだと、議事録には何と書いて良いのか、分からないと思います。
明確にYES。NO。を全員で決める必要があります。

会議の締めくくり

会議は閉め方も重要だと思います。

  1. この会議で何を、決定したのか?
  2. 保留にした案件は何か?次の宿題は何か?
  3. 次回予告

この3本があるのかどうかで、会議の質は大きく変わると思います。
会議において重要なのは、事前準備と最後の締めです。

最後に言いますが、会議で全員が共有して持つべきスキルは
「マナーと気配り」だと思います。
全員で難局を乗り切ろうと本気で思う事です。
自分の役割、ポジションを考え、徹底して考え抜く事です。

また発言者が、発表している時は私語を慎み、真剣に耳を傾ける事が重要です。
誰でも人前で発言する事は緊張します。
覚めた雰囲気を出すスタッフは、悪だとさえ思います。

または自分が全てを悟っているかのように振る舞う人。
自分を天才と思っている人。そう私の嫌いな”ナルシスト”です。

会議こそ、一致団結して攻略する、会社としての一番大切な業務だと思います。
会議が出来ないチーム、組織は厳しいと言う事ですね。

もし会議をする事が、目的になっていない会議があれば、一刻も早く無くしてください。
そして、大切な会議の質を上げる工夫を全員で考えて欲しいと思います。

これだけTV電話、メール、電話が発展しても、
”やはり面と向かって話す”と言うコミュニケーションの手段は有効です。
特に一対一の面談をおすすめします。

スタッフと面と向かって話す時間を作る事が何よりも大切な事だと思います。

極論です。

”多数決”これ程”無責任”なシステムは無いと思っています。
責任の転換はオススメしません。場合によっては、10人中2人しか賛成しない事も進める事が重要です。
これが、リーダーシップだと思います。

10人中10人賛成するようなことは、対して意味が無いと思います。