メールの活用術とは??

メール業務おいて重要な事。

⑴自宅で就寝前に”ただ見るだけ”の習慣を付ける

⑵帰社後のメール業務で大切な事は返信はしない事

⑶フォルダ分けをしない

⑷メール管理の目的は「検索」

⑸とにかく何でも保存する事を辞める

⑹タスクの抜き出し

昨今、働く上でメールは必須項目です。1日の大半をメールに費やしている人もいるでしょう。その為メール業務を攻略する事は、現代で攻略するべき業務の中でもっともウェイトが高いと言っても過言ではありません。

今日は私もいろいろと以降錯誤して今のやり方に落ち着いています。その内容を全て記載したいと思います。メールが全ての仕事の始まりです。あなたなりにメールを攻略してください。そしてそれ以外の動きに時間が使えるようになってください。

メール業務は、周りの人から注意出来ません

誰とどんなメールをしているのか分かりません。どれくらいの時間を使っているのかも分かりません。その為周りから注意を受けない業務です。その事に胡座をかいて甘えたメール作業をしているとどんどん全ての効率が悪くなる危険なツールです。

⑴自宅で就寝前にただ見るだけの習慣を付ける

これは、あたり前ですが、継続するには忍耐が必要です。

電話に出る・折り返しが早い。これも働く上で信頼を勝ち取る為には重要なスキルです。簡単そうで難しいです。

もちろん1日2日は、誰でも簡単にできると思います。

これが、毎日になるとなかなかそうは行きません

休日もあります。

私は、帰社後に残っているメールが無いか携帯で確認するようにしてます。

これがとても楽です。

問題は、日本人のメール返信は、夕方の時間帯が多いという事です。

これが問題です。

前回も記事に書きましたが、日本人のサラリーマンは夕方仕事するのが好きです。

それは夕方であれば、メールなどが落ち着いてできると思っている人が多いのでしょう。就業時間が終わってメールを処理する人は要注意です。

以前書いた「残業」の内容にも付随します。

そのため、夕方にとてつもなくメールが来ます。容量が悪い人たちに付き合って処理していたら必ず残業になります。もちろんその日の内に処理した方が良いメールもたまにはあるでしょう。しかしそんな夕方に来るメールに緊急性がある場合は少ないです。

朝来て、メールを開いてびっくりする事があります。昨日の6時には一件も無かったのにです。

但し私は定時で帰社します。6時以降は、自宅でメールを確認します。

自宅でメールを見る際に、一番重要な事があります。

⑵帰社後のメール業務で大切な事は返信しない事。

これは、勝手に私がルールにしているだけです。

自宅では、電話は対応しますが、メールの返信はしません。

ただ一目見ておくと翌日の朝からのメール処理が楽に行きます。

また自宅ではそのほかにやるべきことはたくさんあります。

メリハリをつける事はとても大切です。

“ただ目を通しておく”これが本当に効果があるのでお試しください。

注意として返信しようとしてはダメです。それをやり出したら終わりません。

そしてこの人は、夜も返答がある人。になります。先方様からの要望が夜に集中する事になります。

あくまでも“ただ目を通すだけ”を意識してください。

翌日何をするのか優先順位を決める事も可能になります。

また緊急性と重要度を考えて翌日の動きを決める事ができます。

この翌日の動きを前日に想定しておく、予行練習する事は本当におススメです。

⑶フォルダ分けしない

これは私の理屈ですが、メールなどを綺麗にフォルダ分けしている人は仕事が遅いです。「いやいや逆だろ」と思った人もいると思います。

管理する事に時間を割く人は、仕事が遅いです。

私が言う仕事が早い遅いは、何も処理速度、動きを言っている訳ではありません。

ビジネスが進むのかどうか??です。管理は、早いと思いますが、管理の為の管理を生む行為は増えれば増えるほど危険です。社内向けの仕事が増えるとビジネスが必ず遅くなります。

良く考えてください。家の整理整頓とメールの整頓は似ています。

フォルダ分けをしているとはこのようなことです。

まずこの部屋を掃除しようと思うと一箇所に集めたくなりませんか??

何事も一箇所に集中していた方が整頓は早いです。

まずは整理するものを一箇所に集める。これほど初歩的な事はありません。

洋服の整理をする場合まずは一箇所に集めて、必要・不必要を決めると思います。

それと同じ発想で良いと思います。

⑷メール管理の目的は「検索」

フォルダ分けをしてメールを管理している人の目的は、「検索」だと思います。

検索する条件は、名前と日程とキーワードだと思います。

わざわざフォルダ分けしていなくても十分に検索できます。

「あれこの人のメールはどこに入ってたっけ??」みたいな時間が一番の無駄です。

コウモリ問題も発生します。鳥なのか?獣なのか??です。

同様の問題が、フォルダ分けに固執すると発生します。

あれこの案件・このメールはどちらのフォルダに入れるべきか??みたいなことです。

管理している風。と言うだけです。あくまでもビジネスを進める事が目的であれば管理に要する時間は極力減らした方がいいです。

⑸とにかく保存はやめよう

メールでもフォルダでもなんでもかんでも保管する人は危険です。

いつか使うかも。。。これは使いません。使う事があってもまれです。自宅の部屋は綺麗だけど、クローゼットの中はモノで溢れている事に近いです。

デスクトップは綺麗にしているから大丈夫。そう思ってもダメです。

1日の大半を「検索業務」に使っている人もいると思います。そんな人は一度クローゼットの中も綺麗にしてください。必要のないメールはその場で消去です。このクセを必ずつけましょう。何か分からないが一旦保存これをやめる事をお勧めします。

クローゼットの中も同じような洋服ばかりになってませんか??これと同様のことがファイルでも起こります。

このようになんでもかんでも保存していると、似たファイルだらけになります。

⑹タスクの抜き出し

メールの目的はタスクの抜きだしだと思います。相手からのメールの中に自分がやるべき事を見つけて「行動」する事です。データが欲しいと言うメールであれば、データを出して、相手が見やすい資料を作成して返信する事です。相手からの要求を的確に見つけ出して、行動しましょう。

重要度と緊急性の記事を以前書きました。参考までに添付します。

キーワードは、メールの処理が全て終わって行動をする事です。まだメールを見終わってないのに、一件のメールの返信やり始めないようにしましょう。

重要なのか??緊急なのか??これをまずは全て確認した方がいいです。つどつど返信していたらAM中に返信が欲しいと言う相手の要求を見落とす事もあります。そのため、私みたいに帰社後・寝る前に一度メールをただ見ておくと言う行動はすごく使えます。前日の夜に緊急で重要なメールがないのか確認する事も目的の一つです。翌日の働き方を簡単い頭の中でイメトレする事をおススメします。

まとめ

私のフォルダは受信トレイと必要フォルダしかありません。あとはゴミ箱です。前日に30〜40ある中から自分に必要なメールを探します。だいたい5個ぐらいのものです。ほとんどは不必要なCCメールが大半です。

もちろん読みはします。しかし保存もしませんし、フォルダ分けもしません。消去です。なんでもかんでも覚えておこうと思ってません。

そもそもなんでもかんでも覚えておこうと言う発想はチームの成長を止める危険性もあります。人間の頭に入る内容なんてたかだかしれています。特にリーダーがそのような幼稚な発想であれば間違いなく成長しません。

リーダーが把握するキャパ以上の事が出来ないと言うことになりますので。

私が覚えておく必要があるものはごく僅かです。チームの誰かが覚えておけば良い内容が大半の事が多いです。なんでもかんでも自分で管理しよう。覚えておこうと言う発想は前から言っていますが、ナルシスト発想だと思っています。私は自分がわからない事あれば聞ける仲間がいれば十分です。そんな管理の時間よりもビジネスを進める事に集中したいと思っています。

どんなにフォルダを分けて管理していても、お礼のメールの返信が遅い。重要なメールの返信が遅い事は、あるあるです。

メールは、ビジネスを進める単なるツールです。そのことを忘れないようにしましょう。